바쁜 조직과 성과를 내는 조직의 결정적 차이점

많은 경영지원 담당자들이 자주 착각하는 것 중 하나가 바로 조직의 활동량과 성과를 동일시하는 것입니다.

회계팀이 밤늦게까지 불을 밝히고 있다면 열심히 일하는 팀일까요, 아니면 비효율적인 프로세스에 시달리는 팀일까요.

법무팀이 계속해서 새로운 업무를 만들어낸다면 이는 조직의 성장을 의미할까요, 아니면 반복되는 실수를 수습하느라 바쁜 것일까요.

이러한 질문들은 조직의 진정한 성숙도를 평가하는 데 있어 핵심적인 통찰을 제공합니다.

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스스로 일을 만드는 조직의 두 가지 얼굴

조직 평가에서 흔히 사용되는 지표 중 하나가 구성원들이 얼마나 주도적으로 일하는가입니다.

그런데 여기에는 흥미로운 역설이 숨어 있습니다.

스스로 일거리를 만들어 해결한다는 것이 항상 긍정적인 신호는 아니라는 점입니다.

 

예를 들어 한 회계팀을 생각해보겠습니다.

이 팀은 매달 결산 과정에서 수많은 오류를 발견하고, 이를 수정하느라 추가 근무를 반복합니다.

담당자들은 문제를 발견하고 해결하는 데 익숙해져 있으며, 스스로 이런 문제들을 찾아내고 수정하는 것을 자랑스럽게 여깁니다.

겉으로 보면 이들은 매우 부지런하고 책임감 있는 팀처럼 보입니다.

 

반면 다른 회계팀은 결산 프로세스를 지속적으로 개선하여 오류 발생 자체를 최소화했습니다.

이들은 남는 시간을 활용해 경영진에게 더 나은 재무 인사이트를 제공하는 방법을 연구하고, 새로운 분석 도구를 도입하여 의사결정의 질을 높이는 데 기여합니다.

이 팀 역시 스스로 일을 만들어 바쁘게 지냅니다.

 

두 팀 모두 바쁘고 열심히 일하지만, 그 본질은 완전히 다릅니다.

전자는 시스템의 결함을 메우느라 바쁜 것이고, 후자는 가치를 창출하느라 바쁜 것입니다.

이것이 바로 하강 기류에 휘말린 조직과 상승 기류를 타는 조직의 차이입니다.

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고객 가치 중심의 업무 재정의

조직의 모든 활동이 의미를 갖는 것은 오직 고객에게 가치를 제공할 때뿐입니다.

여기서 고객이란 외부 고객뿐만 아니라 내부 고객도 포함됩니다.

인사팀의 고객은 임직원들이고, 법무팀의 고객은 사업부서들이며, 경영지원팀의 고객은 경영진과 전 조직입니다.

 

법무팀의 예를 들어보겠습니다.

어떤 법무팀은 계약서 검토 요청이 들어올 때마다 매번 처음부터 꼼꼼히 검토하느라 시간이 오래 걸립니다.

사업부서에서는 답답해하지만, 법무팀은 리스크 관리를 위해 어쩔 수 없다고 생각합니다.

반면 다른 법무팀은 자주 사용되는 계약 유형을 표준화하고, 리스크 수준에 따른 검토 프로세스를 차별화하여 운영합니다.

중요도가 낮은 계약은 신속하게 처리하고, 고위험 계약에 더 많은 시간을 투자합니다.

 

두 번째 법무팀이 진정으로 고객 가치를 이해하고 있는 조직입니다.

그들은 단순히 리스크를 회피하는 것이 아니라, 사업의 속도를 유지하면서도 적절한 수준의 보호를 제공하는 균형점을 찾았습니다.

이것이 바로 전문가다운 접근 방식입니다.

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우선순위에 따른 선택과 집중

바쁘게 시간을 보내는 것과 중요한 일에 몰입하는 것은 전혀 다른 개념입니다.

성숙한 조직은 무엇이 정말 중요한지를 명확히 알고, 그것에 집중합니다.

이를 위해서는 먼저 하지 말아야 할 일들을 정의하는 것이 필요합니다.

 

인사팀을 예로 들면, 많은 팀들이 각종 행사 기획과 운영에 상당한 시간을 소비합니다.

연말 시상식, 창립기념일 행사, 부서별 워크숍 등 다양한 이벤트를 기획하고 실행하느라 정작 중요한 인재 육성이나 조직 문화 개선 작업은 뒷전으로 밀리는 경우가 많습니다.

 

진정 성숙한 인사팀이라면 이런 행사들의 실제 효과를 측정하고, 투자 대비 성과가 낮은 활동들은 과감히 축소하거나 외부에 위탁합니다.

확보된 시간과 자원을 핵심 인재 확보와 육성, 성과 관리 시스템 개선, 조직 역량 강화 프로그램 개발 등 더 본질적인 업무에 투자합니다.

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실수와 불운을 줄이는 시스템적 접근

하지 말아야 할 일을 구분하는 것은 단순히 업무를 줄이는 차원이 아닙니다.

이는 가치 없는 일에 시간을 빼앗기지 않도록 하는 전략적 선택입니다.

특히 반복적인 실수나 예방 가능한 문제들로 인해 발생하는 불필요한 업무를 줄이는 것이 중요합니다.

 

경영지원 업무에서 자주 발생하는 문제 중 하나가 데이터 입력 오류입니다.

매달 각 부서에서 제출하는 실적 데이터를 수기로 취합하고 정리하다 보면 필연적으로 실수가 발생합니다.

이런 오류를 찾고 수정하는 데 많은 시간이 소요되고, 때로는 잘못된 데이터로 인해 경영진이 잘못된 의사결정을 내리는 경우도 있습니다.

 

성숙한 조직이라면 이런 반복적이고 단순한 작업은 자동화 시스템을 구축하여 해결합니다.

초기 투자는 필요하지만, 장기적으로는 오류를 줄이고 담당자들이 더 가치 있는 분석 업무에 집중할 수 있게 됩니다.

예를 들어 RPA(Robotic Process Automation) 도구를 활용하여 데이터 수집과 기초 가공을 자동화하고, 담당자들은 그 데이터를 바탕으로 인사이트를 도출하는 데 시간을 사용하는 것입니다.

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기술적 부채와 조직적 부채의 즉각적 해결

소프트웨어 개발에서 자주 언급되는 기술적 부채라는 개념은 경영지원 업무에도 그대로 적용됩니다.

당장은 문제없이 작동하지만 언젠가는 개선해야 할 비효율적인 프로세스나 시스템들이 바로 조직의 부채입니다.

 

회계 시스템이 여러 개로 분산되어 있어 월말 결산 때마다 수작업으로 데이터를 통합해야 한다거나, 법무 계약 관리가 엑셀 파일로만 이루어져 있어 특정 조항을 찾는 데 오랜 시간이 걸린다거나, 인사 평가 시스템이 구식이어서 피드백 수집과 분석에 과도한 노력이 필요한 경우들이 모두 조직적 부채의 예입니다.

 

많은 조직들이 이런 문제들을 알면서도 당장 급한 일이 아니라는 이유로 미루곤 합니다.

하지만 이런 부채들은 시간이 지날수록 더 큰 문제가 되고, 결국 조직의 생산성을 심각하게 저해합니다.

성숙한 조직은 이런 부채들을 조기에 식별하고 계획적으로 해결해 나갑니다.

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전문가다운 시간 활용의 의미

매일을 전문가답게 보낸다는 것은 무엇을 의미할까요.

이는 단순히 열심히 일한다는 것과는 다른 차원의 이야기입니다.

전문가는 자신의 시간이 어디에 사용될 때 가장 큰 가치를 창출하는지 알고 있으며, 그에 따라 행동합니다.

 

예를 들어 경험 많은 법무 전문가라면 모든 계약서를 동일한 수준으로 검토하지 않습니다.

표준 계약서는 주요 조항만 확인하고, 복잡하고 리스크가 큰 계약에 더 많은 시간을 투자합니다.

또한 자주 발생하는 법무 이슈에 대해서는 가이드라인을 만들어 사업부서가 스스로 해결할 수 있도록 돕습니다.

이렇게 확보한 시간으로 회사의 새로운 사업 모델에 대한 법적 리스크를 선제적으로 검토하거나, 규제 변화가 사업에 미칠 영향을 분석하는 등 더 전략적인 업무에 집중합니다.

 

인사 전문가의 경우도 마찬가지입니다.

단순한 근태 관리나 급여 계산 업무는 시스템화하고, 확보된 시간을 조직 문화 진단, 핵심 인재 리텐션 전략 수립, 미래 역량 개발 프로그램 설계 등에 투자합니다.

이것이 바로 가치 없는 일을 줄여 확보한 시간을 고객 가치에 집중적으로 투자한다는 의미입니다.

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성숙한 조직으로의 전환

조직이 진정으로 성숙하다는 것은 구성원 모두가 이러한 원칙을 이해하고 실천한다는 의미입니다.

단순히 바쁜 것이 미덕이 아니라, 올바른 일에 집중하는 것이 중요하다는 인식이 조직 전체에 퍼져 있어야 합니다.

 

이를 위해서는 리더십의 역할이 중요합니다.

관리자들이 먼저 이런 관점을 가지고 팀을 이끌어야 합니다.

팀원이 야근을 많이 한다고 칭찬하기보다는, 어떻게 하면 더 효율적으로 일할 수 있을지 함께 고민해야 합니다.

반복적인 문제가 발생한다면 그것을 개인의 노력으로 해결하려 하지 말고, 시스템적인 개선 방안을 찾아야 합니다.

 

또한 성과 평가 체계도 이에 맞춰 변화해야 합니다.

단순히 얼마나 많은 일을 했는지가 아니라, 얼마나 많은 가치를 창출했는지를 평가 기준으로 삼아야 합니다.

예를 들어 회계팀의 경우 처리한 전표의 수가 아니라 재무 정보의 정확성과 적시성, 그리고 경영진에게 제공한 인사이트의 질로 평가받아야 합니다.

 

결국 바쁜 조직과 성과를 내는 조직의 차이는 그들이 시간을 어떻게 사용하는가에 있습니다.

실수를 수습하느라 바쁜 것과 가치를 창출하느라 바쁜 것은 하늘과 땅 차이입니다.

성숙한 조직은 이 차이를 명확히 인식하고, 지속적으로 후자를 추구합니다.

이것이 바로 상승 기류를 타고 성장하는 조직의 비밀입니다.